::更新版:: (原文於2009.04.30)

因為前一份工作一直很需要使用到EXCEL統計業績，當時的我開始摸索了EXCEL一些函數的運用，還特別到公司圖書館租借EXCEL函數大全，偶爾也會上網查詢各位大師的分享，例如：培養皿、一整天或者是台北市公務人員學習網站，我的說明方式或者不一定適合每一個人，但這都是我平常將技能傳承下去的方法，比較簡單，或許有些說法比較不正確，但可以達成執行目標。

只要是做行政或者是行銷分析者，或許會跟我一樣常常要進行資料比對分析，若不會善用函數，將會讓自己眼花繚亂、頭暈目眩，甚至一個不留神可能就會有慘案發生！這個時候參照函數Vlookup或者Hlookup就是大家的好幫手！！今天這篇就先進行初階的Vlookup分享給大家吧！！

比如說學校學生人數資料裡，

在SHEET2裡面的A欄為學校名稱，B欄為學生人數，

但是學生人數資料卻在SHEET1裡面，而且學校名稱排序要毫無規則(非常凌亂)，

如果資料少的話~~當然人工比對填一下就可以啦!!

不過資料一多，花人工比對耗時又傷眼，這時EXCEL小天使將協助你完成比對程序囉!!

 

STEP1如下圖所示：

SHEET2裡只有A欄位的資料，B欄位的資料為待填數字，

而且SHEET1裡的資料順序和SHEET2完全不一樣，所以無法以【剪下】【貼上】就完成

  

 STEP2這時候就可以用VLOOKUP協助

點選B3欄位(即希望EXCEL自動被填上資料的空格) 然後插入 vlookup 的函數，如下圖示：

(是VLOOKUP不是VLOOPUP~~懶的改囉!請大家將就將就)

 

 

STEP3在vlookup函數裡面的

第一個欄位( Lookup_value )表示你希望和sheet1 (參照表格) 比對的條件值，在此填上A3 欄位。

簡單來說：我們要找後埔國小的一年級學生人數，所以要填上『後埔國小』的A3欄位（who）

（你要找誰？？要找什麼？？）

 第二個欄位(Table_array)則是表示參照表格(即為你要找的資料範圍)在哪裡,範圍有多大, 

所以跳到sheet 1 的頁面,然後選取 A3 到 B11 的欄位  (也可直接選B欄全部

條件就是要從sheet1的A3~B11找出後埔國小的1年級學生人數，所以(Table_array)為搜尋資料範圍（where）

就是說~要從哪裡找出後埔國小的學生人數

→→不可以直接選B欄而已喔!!因為EXCEL無法直接由B欄判定出哪一個數值為後埔國小學生人數，

→→必須先從A欄找出後埔國小，在對照至B欄找到學生人數

→→所以要選【A3:B11】

→→也可以選【A:B】

 

（小祕訣：你要從哪裡搜找到這個人或數值？？ex：我要在台北找某某某而非高雄找？？）

 

  

 

 

STEP4

回到 sheet 2活頁

第三個欄位 ( Col_index_num ) 是表示比對到資料之後,要傳回參照表格(參照範圍)內的哪一欄的數值，

這裡填上 2  ，表示要傳回從左邊數來的第2欄資料

（你要找的資料是在選擇範圍內的第幾欄？？？可要算好唷！！不然可是會回傳錯誤）

不過~你在選~~範圍時就可以順便注意~是第幾欄囉~~~excel會顯示

第四個欄位 ( Range_lookup ) 表示比對資料時是否不要精確比對,我們這邊填上0 (表示FALSE)，告訴函數需要精確比對資料, 不填或填上非 0 的數字的時候即表示 true

（這裡應該就是是非問題了吧？？其實一直不知道該如何解釋啦→我都填0)

 

STEP5

按下「確認」的按鈕之後,函數就會自動比對出符合的資料,然後回傳第二欄的數值 577，

在這一個步驟我們需要將右上角公式裡面的從  A3:B11改成如下圖所示的$A$3:$B:$11。

加上錢字符號則是表示在複製公式的時候不要自動遞增數值,*(lock住) 

因為要尋找的範圍是固定的,所以需要加上＄＄符號

 

STEP6

將滑鼠游標移到B3欄位的右下角直到看到一個十字的符號就表示可以複製公式了，按住往下拖曳到 B11的欄位

 

 

STEP7

透過 EXCEL 的  VLOOKUP 函數 ,可以迅速的比對出資料,然後回傳我們想要看到的數值 , 這樣就省去了過去用人工比對資料的麻煩囉!!

小秘訣：覺得輸入搜尋範圍(Table_array)很麻煩!或搜尋範圍很廣~~絕對要使用$A$:$B$即可，輕鬆又省力

 

 
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EXCEL小秘笈：四捨五入無條件進位函數條件

認真工作之餘，也不要忘記起來動一動，活動筋骨舒緩眼睛

 

 

 

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